บัญชีเบื้องต้น

หลักการบัญชี
การบัญชี (Book-keeping)
การบัญชี หมายถึง การวิเคราะห์ จดบันทีกรายการค้าไว้เป็นหมวดหมู่และประเภท รวมถึงรายการอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำมาสรุปผลการดำเนินการและแสดงฐานะทางการเงินของกิจการค้าแต่ละรูปแบบ
ประเภทของกิจการค้า(Types of Business Organization)
1. กิจการเจ้าของคนเดียว (Single Propretorship)
2. ห้างหุ้นส่วน (Partnership)
3. บริษัทจำกัด (Corporation)
ความแตกต่างอันสำคัญของกิจการค้าทั้ง 3 แบบนั้น อยู่ที่การบันทึกส่วนของเจ้าของทุน (Owner Equity)
สินทรัพย์ หนี้สิน และทุน
สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง สิ่งที่มีตัวตน หรือไม่มีตัวตน อันมีมูลค่าเป็นเงิน ซึ่งบุคคล หรือกิจการค้าเป็นเจ้าของ
หนี้สิน (Liabilities) หมายถึง พันธะผูกพันธ์อันเกิดจากรายการค้าที่บุคคล หรือกิจการค้าต้องชำระคืน ในภายหลังด้วยสินทรัพย์หรือบริการ
ทุน (Proprietorship หรือ Capital) หมายถึง ส่วนของเจ้าของในสินทรัพย์นั่น หรือสินทรัพย์สุทธินั่นเอง

สมการบัญชี (Accounting Equation)
สินทรัพย์ทั้งสิ้นที่กิจการมีอยู่ในขณะใดขณะหนึ่ง ย่อมเป็นกรรมสิทธิ์ของบุคคล 2 ฝ่าย คือ เจ้าหนี้ฝ่ายหนึ่ง และเจ้าของอีกฝ่ายหนึ่ง กฎหมายให้สิทธิแก่เจ้าหนี้ก่อนเจ้าของกิจการ ซึ่งแสดงให้เห็นได้ในรูปของสมการบัญชี ดังนี้
กิจการไม่มีหนี้สิน สมการบัญชี คือ
สินทรัพย์ = ทุน (A = P)
กิจการมีหนี้สิน สมการบัญชี คือ
สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน (A = L+P)
จากข้อเท็จจริงของสมการบัญชี นำมาใช้เป็นหลักในการบันทึกรายการค้าในสมุดบัญชี ที่เรียกว่าหลักการบัญชีคู่ (Double Entry) และใช้เป็นหลักในการจัดทำรายงานทางบัญชี

การวิเคราะห์รายการค้า
รายการค้า (Business Transaction) หมายถึง การดำเนินงานในทางการค้าอันก่อนให้เกิดการโอนเงิน หรือสิ่งที่มีมูลค่าเป็นเงิน ระหว่างกิจการค้ากับบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง

สมุดบัญชี
สมุดลงรายการขั้นต้น (Book of Original Entry) ที่นิยมใช้กันมาก
1. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) ใช้บันทึกรายการเปิดบัญชี รายการค้า รายการปรับปรุง และรายการปิดบัญชี
2. สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) ใช้ลงรายการซื้อสินค้าเชื่อ
3. สมุดรายวันขาย(Sales Journal) ใช้ลงรายการขายสินค้าเชื่อ
4. สมุดรายวันรับเงิน(Cash Receipts Journal) ใช้ลงรายการรับเงินสด
5. สมุดรายวันจ่ายเงิน (Cash Payments Journal) ใช้ลงรายการจ่ายเงินสด

สมุดแยกประเภท(Ledger)
1. สมุดแยกประเภทลูกหนี้ (Accounting Receivable Ledger) ใช้บันทึกลูกหนี้แยกเป็นรายบุคคล
2. สมุดแยกประเภทเจ้าหนี้(Accounting Payable Ledger) ใช้บันทึกเจ้าหนี้แยกเป็นรายบุคคล
3. สมุดแยกประเภททั่วไป (General Ledger) ใช้บันทึกบัญชีคุมยอดต่างๆ ทุกบัญชี

การจัดทำงบทดลอง
งบทดลอง (Trial Balance) เป็นการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกรายการบัญชีตามหลักบัญชีคู่ ซึ่งประกอบด้วย รายชื่อบัญชีในสมุดแยกประเภททั่วไปพร้อมด้วยยอดคงเหลือ(Accounting Balance) ของบัญชีนั้นๆ ซึ่งจะมีทั้งยอดดุลเดบิต (Debit Balance) และยอดดุลเครดิต (Credit Balance)
การรวมยอดบัญชีและหายอดบัญชีด้วยดินสอ (Pencil Footing) ในสมุดแยกประเภททั่วไป
1. รวมจำนวนเงินทางด้านเดบิตของแต่ละบัญชี แล้วเขียนยอดรวมไว้ใต้จำนวนเงินสุดท้าย
2. รวมจำนวนเงินทางด้านเครดิตของแต่ละบัญชี แล้วเขียนยอดรวมไว้ใต้จำนวนเงินสุดท้าย
3. หาผลต่างระหว่างยอดรวมทั้งสองด้านของแต่ละบัญชี แล้วนำผลต่างเขียนไว้ในช่องรายการของด้านที่มียอดรวมมากกว่า
ข้อสังเกต
1. ตัวเลขเขียนตัวเล็ก ๆ ด้วยดินสอไว้ชิดด้านบนของบรรทัดถัดไป
2. บัญชีใดมีรายการทางด้านเดบิตหรือเครดิตแต่ด้านเดียว แต่มีมากกว่า 1 รายการ จะมีแต่ยอดรวม ไม่มีผลต่าง
3. บัญชีใดที่มีเพียง 1 รายการไม่ต้องรวมยอด
4. บัญชีใดที่ยอดคงเหลือหมดไป ไม่ต้องนำมาเขียนในงบทดลอง

งบทดลองมักกระทำบ่อยครั้ง เข่น เดือนละครั้งในวันสิ้นเดือน นอกจากใช้ทดสอบการลงบัญชีแล้วงบทดลองที่จัดทำขึ้นในวันสิ้นงวดบัญชี ยังเป็นประโยชน์ในการใช้เป็นหลักในการทำงบกำไรขาดทุนรวมทั้งทำงบดุล เพื่อแสดงฐานะการเงินของกิจการด้วย
งบทดลองแม้จะมีประโยชน์ในการพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไปก็ตาม แต่มิใช่เป็นการพิสูจน์ความถูกต้องที่สมบูรณ์ เพราะมีข้อผิดพลาดหลายประการ จะไม่ปรากฏให้เห็นเมื่อทำงบทดลอง ได้แก่
1. การบันทึกรายการผิดประเภทบัญชี เช่น จะต้องบันทึกบัญชีเป็นสินทรัพย์ แต่บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย
2. การบันทึกจำนวนเงินทั้งเดบิต และเครดิตด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน
3. การลืมลงรายการบางรายการ
4. การบันทึกรายการซ้ำสองครั้ง

ตัวอย่างการวิเคราะห์รายการค้าบางรายการ
1. เจ้าของกิจการนำเงินสดมาลงทุน
สินทรัพย์ เพิ่ม(เงินสด) = ทุน เพิ่ม(ทุน)
2. ขายสินค้าได้เงินสด
สินทรัพย์ เพิ่ม(เงินสด) = ทุน เพิ่ม(ขายสินค้า)
3. ซื้อรถบรรทุกเป็นเงินเชื่อ
สินทรัพย์ เพิ่ม(รถบรรทุก) = หนี้สิน เพิ่ม(เจ้าหนี้)
4. กู้เงินจากธนาคารมาใช้ในร้าน
สินทรัพย์ เพิ่ม(เงินสด) = หนี้สิน เพิ่ม(เงินกู้)
5. เจ้าของถอนเงินสดไปใช้ส่วนตัว
สินทรัพย์ ลด(เงินสด) = ทุน ลด(ถอนใช้ส่วนตัว)
6. จ่ายเงินเดือนพนักงาน
สินทรัพย์ ลด(เงินสด) = ทุนลด(เงินเดือน)
7. ชำระหนี้เงินกู้
สินทรัพย์ ลด(เงินสด) = หนี้สิน ลด(เงินกู้)
8. ซื้อเครื่องตกแต่งเป็นเงินสด
สินทรัพย์ เพิ่ม(เครื่องตกแต่ง) = สินทรัพย์ ลด(เงินสด)
9. ค่าเช่าถึงกำหนดจ่ายแต่ยังไม่ได้จ่าย
หนี้สิน เพิ่ม(ค่าเช่าค้างจ่าย) = ทุน ลด(ค่าเช่า)

ข้อสังเกต การวิเคราะห์จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สินและทุน ถ้าสมการบัญชีเปลี่ยนแปลงทั้ง 2 ข้าง ผลการวิเคราะห์จะเหมือนกัน ถ้าเปลี่ยนแปลงในข้างเดียวกัน ผลการวิเคราะห์จะต่างกัน แต่การเปลี่ยนแปลงนี้ ต้องทำให้สมการบัญชีมีความสมดุลอยู่เสมอ

การบันทึกรายการบัญชี
บัญชีแยกประเภท(Account) หมายถึง ที่ซึ่งรวบรวมรายการค้าไว้เป็นหมวดหมู่ หรือประเภท
เดบิต (Debit) หมายถึง ช่องเงินทางซ้ายของบัญชีแยกประเภท ใช้ตัวย่อ Dr.
เครดิต(Credit) หมายถึง ช่องเงินทางขวาของบัญชีแยกประเภท ใช้ตัวย่อ Cr.

การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภท
ใช้หลักบัญชีคู่ และเป็นไปตามความสมดุลของสมการบัญชี (Equilibrium)
ด้านเดบิต - สินทรัพย์ที่มีอยู่เดิม,สินทรัพย์
- หนี้สินลด
- ทุนลด(ถอนใช้ส่วนตัว และค่าใช้จ่าย)
ด้านเครดิต - สินทรัพย์ลด
- หนี้สินที่มีอยู่เดิม , หนี้สินเพิ่ม
- ทุนที่มีอยู่เดิม , ทุนเพิ่ม (ลงทุนและรายได้)

การปรับปรุงรายการ(Adjusting Entries)
ความสำคัญที่ถือเป็นหลักในการพิจารณารายได้ และค่าใช้จ่ายที่ถือว่าเป็นของงวดบัญชีปัจจุบัน อยู่ที่ว่าบริการหรือประโยชน์นั้นๆ ได้เกิดขึ้นแล้วในระหว่างงวดบัญชี ดังนั้นเมื่อสิ้นงวดบัญชี ก่อนที่จะคำนวณผลของการดำเนินการ กิจการจำเป็นต้องปรับปรุงรายได้และค่าใช้จ่ายให้มียอดเป็นของงวดบัญชีนั้นเสียก่อน การปฏิบัติ เช่นนี้ถือว่าเป็นการคำนวณหาผลกำไรขาดทุน ภายใต้เกณฑ์เงินค้าง (Accrual Basis)
รายการปรับปรุง เมื่อสิ้นงวดบัญชีอาจจำแนกได้ 7 ประเภท คือ
1. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า (Prepaid Expenses)
2. รายได้รับล่วงหน้า(Deferred Incomes)
3. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย(Accrued Expenses)
4. รายได้ค้างรับ(Accrued Incomes)
5. หนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for bad debts)
6. ค่าเสื่อมราคา (Depreciation)
7. วัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป