การวางแผนทางการเงิน

การวางแผนทางการเงินจำเป็นสำหรับการดำเนินงานด้านธุรกิจ ผู้จัดการทางการเงินมักวางแผนล่วงหน้าสำหรับด้านต่าง ๆ เช่น การซื้อเครื่องจักรและอุปกรณ์เพื่อลดต้นทุนการผลิต หรือเพิ่มประสิทธิภาพของการผลิต การส่งเสริมการจัดจำหน่ายเพื่อเพิ่มการขาย การเพิ่มบุคลากรของแผนกต่าง ๆ เพื่อการขยายงาน เป็นต้น การพยากรณ์เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผน ฝ่ายบริหารจะใช้การพยากรณ์เป็นตัวช่วยชี้ให้เห็นว่าแผนสำหรับอนาคตนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจหรือไม่ หรืออาจใช้การพยากรณ์เพื่อคาดคะเนปัญหาต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นและจะเป็นหนทางเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้นด้วย ฝ่ายบริหารควรเขียนแผนงานที่จะปฏิบัติการในอนาคตไว้ในงบประมาณทางการเงิน เพราะงบประมาณเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งสำหรับผู้บริหาร เมื่อพูดถึงงบประมาณแล้วควรทราบว่างบประมาณคืออะไร งบประมาณเป็นแผนงานที่แสดงออกมาในรูปของตัวเงิน ซึ่งได้ผ่านการคิดพิจารณาและตัดสินใจอย่างรอบคอบ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานอย่างใดอย่างหนึ่งให้สามารถบรรลุจุดมุ่งหมายได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่งในอนาคต เช่น งบประมาณเกี่ยวกับการลงทุนแสดงรายจ่ายเกี่ยวกับการจ่ายลงทุนตามโครงการต่าง ๆ ที่ได้วางแผนไว้สำหรับช่วงเวลาของงบประมาณนั้น และแสดงออกมาในรูปของการเคลื่อนไหวของเงินสดต่าง ๆ ของธุรกิจ และควรรวมถึงแหล่งเงินทุนที่วางแผนว่าจะได้รับในอนาคต และการใช้เงินทุนด้วย

วิธีการวางแผนงานและการจัดทำงบประมาณทางการเงิน สำหรับธุรกิจมี 2 ลักษณะคือ
1. Top-down management คือวิธีการวางแผนที่เริ่มจากคิดเป้าหมายรวมของธุรกิจในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในแผน แล้วจึงพิจารณาถึงกิจกรรมต่าง ๆ หรือกิจกรรมย่อยที่จะรวมกันเพื่อบรรลุถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ วิธีการนี้ ใช้มากในการวางแผนระยะยาว เช่น บริษัทหรือร้านค้าต้องการเพิ่มกำไรปีละ 20% ติดต่อกันเป็นเวลา 5 ปี ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องพิจารณาถึงรายได้ที่จะได้รับ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น แล้วนำเป้าหมายรายได้นั้นมากำหนดเป็นทุนและค่าใช้จ่ายอื่นที่ต้องใช้ทั้งหมด ผลของวิธีการนี้ก็คือ งบประมาณหรือแผนงานทั้งหมดของธุรกิจซึ่งจะสอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจที่ได้กำหนดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น
2. Bottom-up management คือวิธีการวางแผนที่เริ่มต้นจากแต่ละแผนกหรือส่วนงานพยากรณ์แยกกันในการคาดคะเนประมาณส่วนประกอบของกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจ โดยคิดเป็นงบประมาณของแต่ละแผนก จากนั้นจึงจะนำมารวมเข้าด้วยกันเป็นแผนการทางการเงินรวมของธุรกิจ
ในธุรกิจขนาดใหญ่จะใช้วิธีการทั้ง 2 ลักษณะเข้าด้วยกัน คือฝ่ายบริหารจะกำหนดแผนงานหลักตามเป้าหมายของธุรกิจขึ้น ส่วนแผนกต่าง ๆ ก็ทำงบประมาณของแต่ละส่วนขึ้น แล้วจึงนำมารวมกันเข้าและเปรียบเทียบกับแผนงานหลักที่ได้กำหนดขึ้น
ในการควบคุมเกี่ยวกับงบประมาณหรือการเงินขององค์การ ต้องมีการจัดการโครงสร้างทางการเงินขององค์การหรือของธุรกิจ ซึ่งเป้าหมายหลักส่วนหนึ่งขององค์การคือการให้เกิดกำไรสูงสุด และการลดความเสี่ยงภัยของธุรกิจโดยกำหนดสัดส่วนของการถือสินทรัพย์ว่าควรอยู่ในรูปใด เช่น รูปของเงินสดการลงทุนในตลาดหลักทรัพย์ หรือการถือในรูปของหลักทรัพย์ที่ไม่มีความเสี่ยงในรูปพันธบัตรรัฐบาล ฯลฯ นอกจากนั้นควรมีการจัดโครงสร้างทางการเงินของธุรกิจเกี่ยวกับการจัดหาเงินทุนที่ธุรกิจต้องการใช้ การจัดสรรเงินทุนหมุนเวียน การลดหนี้ผูกพัน การยืดเวลาชำระหนี้ การจัดสรรลงทุนสินทรัพย์ที่มีให้เหมาะสมกับทุนขององค์การและเงื่อนเวลาที่จำกัด การกำหนดนโยบายการจ่ายปันผลให้สัมพันธ์กับสินทรัพย์และโครงสร้างทางการเงิน ซึ่งวิธีการจัดการด้านการเงินเพื่อประโยชน์ในด้านการทำกำไรคือการควบคุมต้นทุนด้านต่าง ๆ อาทิ ต้นทุนการผลิต ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ โดยที่ทางฝ่ายการเงินหรืองบประมาณควรจัดทำระบบบัญชีและสามารถวิเคราะห์ต้นทุนด้านต่าง ๆ พร้อมเสนอวิธีการลดต้นทุนให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถมองเห็นภาพชัดเจนเพื่อพิจารณาได้ และมีการพยากรณ์ผลกำไรในอนาคต โดยต้องมีการวางแผนการขายการพยากรณ์ปริมาณที่จะขายได้ คาดคะเนค่าใช้จ่ายในอนาคต วางแผนการขยายงานในอนาคต เพื่อให้ทราบล่วงหน้าว่าจะสามารถทำกำไรเพิ่มขึ้นได้มากน้อยเพียงไร และต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าอย่างไรบ้าง หรือควรจะมีการตัดสินใจเพื่อการลงทุนในอนาคตอย่างไร

วัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการด้านการเงิน
วัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการด้านการเงินคือ เพื่อให้เกิดความคล่องตัว (liquidity) และเพื่อประโยชน์ในด้านการทำกำไร (profitability)

วิธีการบริหารจัดการด้านการเงินเพื่อความคล่องตัว ควรดำเนินการในด้านต่อไปนี้
1. พยากรณ์การเคลื่อนไหวของเงินสด (forecasting cash flow) โดยมีการวางแผนทางการเงินทั้งระยะสั้นและระยะยาวเพื่อให้มั่นใจว่ามีเงินสดเพียงพอสำหรับการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ และการลงทุน ซึ่งหากไม่พอเพียงจะได้หาแหล่งกู้ยืมเงินขาดมืออันจะก่อความเสียหายให้แก่องค์การหรือธุรกิจได้
2. การจัดหาเงินทุน (raising funds) ฝ่ายบริหารเลือกแหล่งกู้ยืมเงินที่เสียค่าใช้จ่ายต่ำที่สุด และมีโอกาสที่จะได้รับเงินสดได้ทันตามความต้องการ
3. การบริหารเงินทุนหมุนเวียน (working capital management) เป็นการจัดสรรว่าเงินสดที่มีหรือเงินทุนที่เปลี่ยนเป็นเงินสดได้ภายในรอบระยะเวลาของการปฏิบัติงาน (operating cycle) ซึ่งอาจเป็นระยะเวลา 3 เดือน 6 เดือน 1 ปี หรือตามฤดูกาล ทั้งนี้แล้วแต่ชนิดและลักษณะของธุรกิจ ซึ่งการเคลื่อนไหวของเงินทุนหมุนเวียนโดยทั่วไปมี 2 ลักษณะคือการเคลื่อนไหวในรอบระยะเวลาของการปฏิบัติงานระยะสั้น (short cycle) และการเคลื่อนไหวในรอบระยะเวลาของการปฏิบัติงานระยะยาว (long cycle) หรือการกำหนดเวลาที่ผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องจะพิจารณาให้ใกล้เคียงกับสภาพการณ์ที่ควรเป็นของธุรกิจ โดยพิจารณาว่าควรนำไปใช้ในด้านใดบ้างและในปริมาณเท่าใด เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น เป็นค่าใช้จ่ายด้านส่งเสริมการจัดจำหน่าย ต้นทุนการผลิตโดยเฉพาะหากต้องมีการเสียดอกเบี้ยจากการกู้ยืมมาควรพิจารณาว่ามีความจำเป็นมากหรือไม่ และต้องนำอัตราดอกเบี้ยมาคิดรวมเป็นค่าใช้จ่าย ซึ่งหากผลตอบแทนต่ำจะเป็นการลดอัตราส่วนผลกำไรของกิจการลงได้