วิธีการวางแผนงานและการจัดทำงบประมาณทางการเงิน

วิธีการวางแผนงานและการจัดทำงบประมาณทางการเงิน สำหรับธุรกิจมี 2 ลักษณะคือ
1. Top-down management คือวิธีการวางแผนที่เริ่มจากคิดเป้าหมายรวมของธุรกิจในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในแผน แล้วจึงพิจารณาถึงกิจกรรมต่าง ๆ หรือกิจกรรมย่อยที่จะรวมกันเพื่อบรรลุถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ วิธีการนี้ ใช้มากในการวางแผนระยะยาว เช่น บริษัทหรือร้านค้าต้องการเพิ่มกำไรปีละ 20% ติดต่อกันเป็นเวลา 5 ปี ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องพิจารณาถึงรายได้ที่จะได้รับ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น แล้วนำเป้าหมายรายได้นั้นมากำหนดเป็นทุนและค่าใช้จ่ายอื่นที่ต้องใช้ทั้งหมด ผลของวิธีการนี้ก็คือ งบประมาณหรือแผนงานทั้งหมดของธุรกิจซึ่งจะสอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจที่ได้กำหนดขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น
2. Bottom-up management คือวิธีการวางแผนที่เริ่มต้นจากแต่ละแผนกหรือส่วนงานพยากรณ์แยกกันในการคาดคะเนประมาณส่วนประกอบของกิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจ โดยคิดเป็นงบประมาณของแต่ละแผนก จากนั้นจึงจะนำมารวมเข้าด้วยกันเป็นแผนการทางการเงินรวมของธุรกิจ
ในธุรกิจขนาดใหญ่จะใช้วิธีการทั้ง 2 ลักษณะเข้าด้วยกัน คือฝ่ายบริหารจะกำหนดแผนงานหลักตามเป้าหมายของธุรกิจขึ้น ส่วนแผนกต่าง ๆ ก็ทำงบประมาณของแต่ละส่วนขึ้น แล้วจึงนำมารวมกันเข้าและเปรียบเทียบกับแผนงานหลักที่ได้กำหนดขึ้น
ในการควบคุมเกี่ยวกับงบประมาณหรือการเงินขององค์การ ต้องมีการจัดการโครงสร้างทางการเงินขององค์การหรือของธุรกิจ ซึ่งเป้าหมายหลักส่วนหนึ่งขององค์การคือการให้เกิดกำไรสูงสุด และการลดความเสี่ยงภัยของธุรกิจโดยกำหนดสัดส่วนของการถือสินทรัพย์ว่าควรอยู่ในรูปใด เช่น รูปของเงินสดการลงทุนในตลาดหลักทรัพย์ หรือการถือในรูปของหลักทรัพย์ที่ไม่มีความเสี่ยงในรูปพันธบัตรรัฐบาล ฯลฯ นอกจากนั้นควรมีการจัดโครงสร้างทางการเงินของธุรกิจเกี่ยวกับการจัดหาเงินทุนที่ธุรกิจต้องการใช้ การจัดสรรเงินทุนหมุนเวียน การลดหนี้ผูกพัน การยืดเวลาชำระหนี้ การจัดสรรลงทุนสินทรัพย์ที่มีให้เหมาะสมกับทุนขององค์การและเงื่อนเวลาที่จำกัด การกำหนดนโยบายการจ่ายปันผลให้สัมพันธ์กับสินทรัพย์และโครงสร้างทางการเงิน ซึ่งวิธีการจัดการด้านการเงินเพื่อประโยชน์ในด้านการทำกำไรคือการควบคุมต้นทุนด้านต่าง ๆ อาทิ ต้นทุนการผลิต ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ โดยที่ทางฝ่ายการเงินหรืองบประมาณควรจัดทำระบบบัญชีและสามารถวิเคราะห์ต้นทุนด้านต่าง ๆ พร้อมเสนอวิธีการลดต้นทุนให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถมองเห็นภาพชัดเจนเพื่อพิจารณาได้ และมีการพยากรณ์ผลกำไรในอนาคต โดยต้องมีการวางแผนการขายการพยากรณ์ปริมาณที่จะขายได้ คาดคะเนค่าใช้จ่ายในอนาคต วางแผนการขยายงานในอนาคต เพื่อให้ทราบล่วงหน้าว่าจะสามารถทำกำไรเพิ่มขึ้นได้มากน้อยเพียงไร และต้องมีการเตรียมการล่วงหน้าอย่างไรบ้าง หรือควรจะมีการตัดสินใจเพื่อการลงทุนในอนาคตอย่างไร