เป็นกิจกรรมพื้นฐานในการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพของการดำเนินงาน
ประกอบด้วย การวางแผน – ปฏิบัติ – ตรวจสอบ – ปรับปรุงการดำเนินงาน
การดำเนินกิจกรรม P-D-C-A อย่างเป็นระบบให้ครบวงจรอย่างต่อเนื่องหมุนเวียนเรื่อยๆ
ส่งผลให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพเพิ่มขึ้น
Plan หมายถึง การวางแผนการดำเนินงาน· การกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง /กำหนดเป้าหมาย / วัตถุประสงค์
· การกำหนดมารตราฐาน เกณฑ์มาตรฐาน เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการตรวจสอบว่า
การปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ในแผนหรือไม่
· การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะการดำเนินงาน
การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลด
ความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้
Do หมายถึง การปฏิบัติตามแผน
· การปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนด
· ก่อนที่จะปฏิบัติจริง ต้องศึกษาข้อมูล และเงื่อนไขต่างๆ ทราบวิธีการและขั้นตอน
· การปฏิบัติจะต้องดำเนินการไปตามแผน วิธีการและขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ และ
จะต้องเก็บรวบรวมและบันทึก ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้เป็นข้อมูลในขั้นตอนต่อไป
Check หมายถึง การประเมินแผน/ตรวจสอบ
· การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของการดำเนินงาน
เป็นไปตามแผนที่ได้ตั้งไว้หรือไม่
· การติดตาม ตรวจสอบ และการประเมินปัญหาเพื่อประโยชน์ในการพัฒนาปรับปรุง
คุณภาพของงาน
· ในการประเมินสามารถทำได้เอง เป็นลักษณะของการประเมินตนเอง
Act หมายถึง การปรับปรุง
· การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการได้ทำการตรวจสอบแล้วแก้ไขแบบเร่งด่วน
เฉพาะหน้า หรือการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ
· การปรังปรุงแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุง
แก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น ดังนั้น วงจร PDCA จึงเรียกว่า วงจรบริหารงานคุณภาพ
องค์กรย่อมมีวงจร PDCA อยู่หลายๆวง
วงใหญ่ที่สุด คือ วงที่มีวิสัยทัศน์ และแผนยุทธศาสตร์ ขององค์กร เป็น P
การปฏิบัติงานของหน่วยงาน เป็น D
การกำกับ ติดตาม ตรวจสอบในองค์กร เป็น C
และการแก้ไขปัญหาหรือการปรับแผนในแต่ละปี เป็น A
เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ